Mga Tanong na Dapat Itanong Bago Mag-hire ng Property Manager

Ang pagpili ng property manager ay isa sa pinakamahalagang desisyon na gagawin mo bilang landlord. Pinoprotektahan ng magaling na manager ang iyong investment, naghahanap ng quality tenants, at ginagawang mas madali ang buhay mo. Ang mahina naman ay maaaring magastos sa iyo ng libu-libo sa pamamagitan ng vacancies, mahinang tenant selection, o maling pamamahala ng maintenance.

Bago mag-sign ng management agreement, mag-interview ng ilang companies at magtanong ng tamang mga tanong. Narito ang kailangan mong malaman.

Ilang Properties Per Manager?

Magsimula sa basics. Tanungin kung ilang properties ang hinahawakan ng bawat property manager. Ang industry average ay nasa paligid ng 100-120 properties per manager, ngunit malaki ang pagkakaiba-iba nito.

Kung ang manager ay responsable sa 150 o 200 properties, maghihirap ang response times. Hindi nila kayang bigyan ng sapat na atensyon ang bawat property. Sa kabilang banda, ang manager na may 30 properties lang ay maaaring kulang sa karanasan o ang kanilang company ay maaaring nahihirapan financially.

Maghanap ng mga companies kung saan ang mga managers ay humahawak ng 80-120 properties bawat isa. Nagbibigay-daan ito sa responsive service habang nagpapahiwatig ng sustainable business model.

Ano ang Iyong Tenant Selection Process?

Ang tanong na ito ay nagbubunyag ng higit pa tungkol sa property manager kaysa halos anumang iba pa. Ang mahinang tenant selection ay ang root cause ng karamihan sa mga problema ng landlord.

Tanungin partikular ang tungkol sa kanilang screening process. Bini-verify ba nila ang income nang independent o tinatanggap lang nila kung ano ang sinasabi ng mga applicants sa kanila? Tinatawagan ba nila ang mga nakaraang landlords, at anong mga tanong ang itinatanong nila? Nag-rurun ba sila ng credit checks, at paano nila binibigyang-kahulugan ang mga resulta?

Ang magagaling na managers ay maglalarawan ng masusing, systematic na process. Pag-uusapan nila ang income verification (karaniwang nangangailangan na ang renta ay hindi hihigit sa 30-35% ng gross income), reference checks na may mga partikular na tanong tungkol sa payment history at property care, at credit checks na naghahanap ng patterns kaysa single incidents.

Mag-ingat sa mga managers na mukhang mas inuuna ang mabilis na pagpuno ng vacancies kaysa sa paghahanap ng tamang tenant. Mahalaga ang bilis, ngunit hindi sa halaga ng quality.

Paano Ninyo Hinahawakan ang Maintenance?

Malaki ang epekto ng maintenance handling sa iyong costs at tenant satisfaction. Tanungin kung paano nila pinapamahalaan ang maintenance requests mula sa initial contact hanggang sa completion.

Ang ilang property managers ay may in-house maintenance teams. Ang iba ay gumagamit ng networks ng preferred tradespeople. Ang iba ay kumukuha ng multiple quotes para sa mas malalaking trabaho habang hinahawakan ang minor repairs sa pamamagitan ng trusted regular contractors.

Alamin ang kanilang policy sa approval thresholds. Karamihan sa mga managers ay hahawak ng minor repairs hanggang sa certain value (madalas $200-500) nang hindi humihingi ng owner approval, para maiwasan ang delays. Ang mas malalaking trabaho ay karaniwang nangangailangan ng iyong sign-off.

Tanungin kung nagma-mark up sila ng maintenance costs. Ang ilang managers ay nagdadagdag ng percentage sa ibabaw ng tradesperson invoices. Ang iba ay naniningil ng flat coordination fee. Ang iba ay kasama ang maintenance management sa kanilang base fee. Unawain ang buong cost structure.

Sa wakas, tanungin ang tungkol sa kanilang approach sa preventive maintenance. Ang magagaling na managers ay nag-iisip nang maaga tungkol sa mga isyu tulad ng heat pump servicing, gutter cleaning, at Healthy Homes compliance, sa halip na tumugon lang sa mga problema.

Ano ang Inyong Fees at Ano ang Saklaw Nito?

Kumuha ng kumpletong breakdown ng fees sa nakasulat. Ang headline management percentage (karaniwang 7-10% plus GST) ay simula lamang.

Tanungin ang tungkol sa letting fees. Karamihan sa mga managers ay naniningil para sa paghahanap ng bagong tenants, karaniwang isa hanggang dalawang linggo ng renta plus GST. Sinasaklaw nito ang advertising, viewings, tenant screening, at lease preparation.

Tanungin ang tungkol sa inspection fees. Ang ilang managers ay kasama ang regular na inspections sa kanilang management fee. Ang iba ay naniningil nang hiwalay, karaniwang $50-100 per inspection.

Tanungin ang tungkol sa lease renewal fees, Tribunal attendance fees, at anumang ibang charges na maaaring mag-apply. Ang ilang managers ay may mahabang fee schedules na may charges para sa mga activities na maaari mong asahan na kasama.

Kalkulahin ang kabuuang annual cost sa iba’t ibang scenarios. Ang manager na may mas mababang percentage ngunit mas mataas na individual fees ay maaaring mas mahal kaysa sa isa na may mas mataas na percentage ngunit inclusive pricing.

Paano Ninyo Ako Kakausapin?

Mahalaga ang communication style, lalo na kung bago ka sa property investment o malayo ka sa iyong rental.

Tanungin kung gaano kadalas kang makakatanggap ng reports at ano ang kasama. Ang monthly statements ay standard, ngunit ang ilang managers ay nagbibigay ng mas detalyadong quarterly reports sa property condition, market rent assessments, at recommended maintenance.

Tanungin kung paano nila hinahawakan ang urgent issues. Kung may magkamali sa 10pm ng Sabado, paano mo malalaman? Ang magagaling na managers ay may after-hours systems at malinaw na escalation processes.

Tanungin ang tungkol sa kanilang technology. Maraming managers ngayon ang gumagamit ng owner portals kung saan makikita mo ang statements, inspection reports, at maintenance records online. Mahalaga ang transparency na ito.

Isaalang-alang ang communication preferences. Ang ilang managers ay mahusay sa email ngunit mahirap makontak sa telepono. Ang iba ay mas gusto ang calls. Siguraduhin na tumutugma ang kanilang style sa iyo.

Ano ang Inyong Vacancy Rate?

Ang vacancy rate ng manager ay nagpapahiwatig ng kanilang effectiveness sa tenant retention at re-letting. Tanungin ang kanilang average vacancy rate sa lahat ng properties na pinapamahalaan nila.

Ang national average ay nasa paligid ng 2-3% sa karamihan ng markets, ibig sabihin ang mga properties ay vacant ng halos 1-2 linggo bawat taon sa average. Ang makabuluhang mas mataas na vacancy rates ay nagmumungkahi ng mga problema sa tenant selection, property presentation, o pricing.

Tanungin din ang kanilang average re-letting time. Kapag umalis ang tenant, gaano katagal bago sila makahanap ng bago? Reasonable ang dalawa hanggang tatlong linggo sa karamihan ng markets. Kung regular silang nangangailangan ng anim na linggo o higit pa, gastos iyon ng totoong pera.

Ilang Tenancy Tribunal Cases Ang Nagkaroon Ninyo?

Maraming ibubunyag ang tanong na ito. Ang ilang Tribunal cases ay hindi maiiwasan, ngunit ang labis na bilang ay nagmumungkahi ng mahinang tenant selection o mahinang relationship management.

Tanungin kung ilang Tribunal applications ang ginawa nila sa nakaraang taon, at ilang applications ang ginawa ng mga tenants laban sa mga properties na pinapamahalaan nila. Dapat alam ng magaling na manager ang mga numerong ito at handang pag-usapan ang mga ito.

Tanungin ang tungkol sa mga outcomes. Ang Tribunal cases na nanalo sila ay nagmumungkahi na alam nila ang batas at nakakapag-document nang maayos. Ang mga cases na natalo ay maaaring nagpapahiwatig ng mga problema sa kanilang processes o pag-unawa sa tenancy law.

Ano ang Mangyayari Kapag Maghiwalay Tayo?

Hindi palaging umuubra ang mga relationships. Bago mag-sign, unawain kung ano ang mangyayari kung gusto mong magpalit ng managers o mag-take over ng self-management.

Tanungin ang tungkol sa notice period na kailangan para i-terminate ang management agreement. Ang tatlumpu hanggang animnapung araw ay typical. Ang mas mahabang periods ay nagbabawas ng iyong flexibility.

Tanungin kung anong documentation at information ang ibibigay nila sa handover. Dapat kang makatanggap ng copies ng lahat ng tenancy agreements, condition reports, keys, bond records, at maintenance history.

Tanungin ang tungkol sa anumang termination fees. Ang ilang agreements ay may kasamang fees para sa early termination, partikular kung sila ang nakahanap ng kasalukuyang tenant. Unawain kung ano ang maaari mong utang.

Mayroon Ba Kayong Professional Indemnity Insurance?

Pinoprotektahan ka ng professional indemnity insurance kung ang property manager ay magkamali na magastos sa iyo ng pera. Maaaring kasama rito ang mga error sa tenant screening, pagkabigo sa pagsasagawa ng maayos na inspections, o maling pamamahala ng bond disputes.

Anumang reputable property manager ay dapat may ganitong insurance at dapat handang kumpirmahin ang coverage amounts. Kung umiiwas sila sa tanong tungkol sa insurance, iyon ay red flag.

Maaari Ko Bang Makausap ang Ilan sa Inyong Ibang Landlords?

Mahalaga ang mga references mula sa existing clients. Tanungin kung maaari nilang ikonekta ka sa dalawa o tatlong landlords na ang mga properties ay pinapamahalaan nila.

Kapag nakausap mo ang mga references na ito, tanungin ang tungkol sa responsiveness, quality ng communication, at kung paano hinahawakan ang mga problema. Tanungin kung irerekomenda nila ang manager at kung naisip na ba nilang magpalit.

Alamin na ang mga managers ay magbibigay ng kanilang mga pinakamasayang clients bilang references. Ngunit ang pag-uusap ay nagbubunyag pa rin ng kapaki-pakinabang na information tungkol sa kung paano gumagana ang relationship sa practice.

Paggawa ng Iyong Desisyon

Pagkatapos mag-interview ng ilang managers, ikumpara sila sa lahat ng dimensyong ito. Ang pinakamura ay hindi palaging ang pinakamahusay na value. Ang manager na naniningil ng 9% ngunit naghahanap ng mahuhusay na tenants at nagmi-minimize ng vacancy ay mas mura sa iyo kaysa sa isa na naniningil ng 7% na may mas mataas na turnover.

Magtiwala sa iyong instincts tungkol sa professionalism at communication. Makikipagtrabaho ka sa taong ito sa mahabang panahon. Pumili ng taong komportable ka at nagpapakita ng tunay na kaalaman sa industry.

Sa wakas, basahin nang mabuti ang management agreement bago mag-sign. Ipasuri ito sa lawyer kung hindi ka sigurado sa anumang terms. Nagsisimula ang relationship bago pa man lumipat ang unang tenant.