Ano ang Dapat Asahan Mula sa Iyong Property Manager: Pagtatakda ng Tamang Mga Inaasahan

Nagawa mo na ang iyong research, nag-interview ng mga kandidato, at pumirma ng management agreement. Ano ngayon? Ang pag-unawa sa kung ano ang dapat asahan mula sa iyong property manager ay tumutulong sa iyo na makuha ang maximum mula sa relasyon at matukoy ang mga problema nang maaga kung lumitaw.

Sinasaklaw ng gabay na ito kung ano ang magandang property management sa praktika.

Ang Unang Ilang Linggo

Kapag kauna-unahang nakipag-ugnayan ka sa isang property manager, asahan ang isang onboarding process na maayos na magse-set up ng tenancy.

Kung bakante ang property, dapat suriin ito ng iyong manager, magrekomenda ng anumang kailangang gawin bago i-let, at magbigay ng makatotohanang rental appraisal batay sa kasalukuyang market conditions. Pagkatapos ay dapat nilang i-advertise ang property, magsagawa ng viewings, mag-screen ng mga aplikante, at magpresenta sa iyo ng mga rekomendasyon.

Kung may existing tenant, ipapakilala ng manager ang kanilang sarili, kokolektahin ang mga kaugnay na dokumentasyon, at papasanin ang rent collection. Dapat silang magsagawa ng inspection sa loob ng unang ilang linggo para magtatag ng baseline na pag-unawa sa kondisyon ng property.

Alinmang paraan, asahan ang malinaw na komunikasyon tungkol sa mga timeline at proseso sa setup phase na ito.

Regular na Komunikasyon

Kapag tumatakbo na ang mga bagay, karaniwang pumapasok ang komunikasyon sa isang ritmo.

Ang mga monthly statements ay dapat dumating na nagpapakita ng rent na nakolekta, mga gastos na binayaran, at net amount na idinideposito sa iyong account. Ang mga magaling na managers ay nagbibigay ng mga ito nang consistent sa o malapit sa parehong petsa bawat buwan.

Ang mga routine inspections ay karaniwang nangyayari tuwing tatlo hanggang apat na buwan. Pagkatapos ng bawat inspection, dapat kang makatanggap ng nakasulat na ulat na naglalarawan ng kondisyon ng property, anumang maintenance na naobserbahan, at kung paano inaalagaan ng tenant ang lugar. Maraming managers ang nagsasama ng mga larawan sa mga ulat na ito.

Dapat makipag-ugnayan sa iyo ang iyong manager tungkol sa anumang makabuluhang isyu habang lumilitaw ang mga ito, hindi lamang sa oras ng pag-uulat. Kung mag-aabiso ang tenant, kung may maintenance emergency, o kung nahuhuli ang renta, dapat kang marinig tungkol dito kaagad.

Gayunpaman, huwag asahang patuloy na mga update tungkol sa bawat maliit na bagay. Hinahawakan ng mga magaling na managers ang mga pang-araw-araw na bagay nang hindi ka iniistorbo. Iyon ang binabayaran mo sa kanila.

Pamamahala ng Tenant

Ang iyong property manager ang pangunahing contact para sa mga tenants. Hinahawakan nila ang relasyon para hindi mo na kailangang gawin ito.

Nangangahulugan ito ng pagtugon sa mga maintenance requests at pag-coordinate ng mga repairs, pagsasagawa ng mga inspections at pagtugon sa anumang mga alalahanin tungkol sa pag-aalaga ng property, pamamahala ng rent collection at pag-follow up sa mga late payments, paghawak ng mga requests para sa mga pagbabago o renewal ng lease, at pakikitungo sa mga reklamo o disputes.

Asahan na ipaalam sa iyo ng iyong manager ang mga makabuluhang tenant matters, ngunit hindi dapat alam ng tenant ang iyong direktang contact details at hindi ka nila dapat kinakausap tungkol sa mga property issues. Ang boundary na iyon ay bahagi ng ibinibigay ng management.

Kapag nagtatapos ang mga tenancy, hinahawakan ng iyong manager ang exit process kasama ang final inspection, bond claims kung kinakailangan, at paghahanda para sa muling pag-let.

Pamamahala ng Maintenance

Ang maintenance ang kadalasang nagtatagumpay o nabibigo sa property management. Narito kung ano ang hitsura ng magandang maintenance handling.

Ang responsive acknowledgment ay nangangahulugang nakakakuha ang mga tenants ng kumpirmasyon na natanggap ang kanilang request, kadalasan sa loob ng 24 oras. Ang mga urgent issues tulad ng water leaks o pagkasira ng heating sa taglamig ay dapat tugunan sa parehong araw.

Ang naaangkop na triage ay nangangahulugang sinusuri ng iyong manager ang urgency at idinidirekta ang mga isyu sa angkop na tradespeople. Hindi lahat ay emergency, ngunit ang mga tunay na emergencies ay nakakakuha ng urgent na atensyon.

Ang komunikasyon sa may-ari ay nangangahulugang naririnig mo ang tungkol sa makabuluhang maintenance bago ito mangyari (maliban sa mga tunay na emergencies). Ang iyong management agreement ay dapat tumukoy ng isang approval threshold kung saan kailangan kang konsultahin.

Ang quality workmanship ay nangangahulugang ang mga repairs ay ginagawang tama sa unang pagkakataon. Ang mga murang ayos na mabilis na mabibigo ay mas mamahal sa katagalan. Binabalanse ng mga magaling na managers ang gastos sa kalidad.

Ang dokumentasyon ay nangangahulugang makikita mo kung ano ang ginawa, kailan, at magkano ang gastos. Ang mga maintenance records ay dapat available sa iyo, ideally sa pamamagitan ng online portal.

Mga Rental Review

Dapat proactively na sinusubaybayan ng iyong property manager ang market rents at nagpapayo kung kailan naaangkop ang mga adjustment.

Sa New Zealand, maaari lamang taasan ang renta nang isang beses bawat labindalawang buwan, na may 60 araw na abiso. Sinusubaybayan ng mga magaling na managers kung kailan dapat ang mga review at nagbibigay ng market evidence para suportahan ang anumang iminungkahing pagtaas.

Asahan na balansehin ng iyong manager ang pagma-maximize ng iyong renta laban sa tenant retention. Ang pagtutulak para sa above-market na pagtaas ng renta ay nagpapataas ng tenant turnover, na mas mahal kaysa sa bahagyang mas mababang renta na may stable na tenant.

Ikaw ang huling nagpapasya sa mga rent levels, ngunit dapat magbigay ang iyong manager ng mga may-kaalamang rekomendasyon.

Financial Reporting

Bukod sa mga monthly statements, asahan ang mga periodic financial summaries na tumutulong sa iyong maunawaan ang performance ng iyong investment.

Ang mga annual summaries ay kapaki-pakinabang para sa mga layuning tax, nagpapakita ng kabuuang rent na natanggap, lahat ng gastos na binayaran, at net income para sa taon. Ang ilang managers ay awtomatikong nagbibigay nito habang ang iba ay nangangailangan na humiling ka nito.

Nagbibigay din ng analysis ang mga magaling na managers kung hinihiling. Dapat nilang masabi sa iyo kung paano inihahambing ang yield ng iyong property sa mga katulad na properties, kung karaniwang ang mga gastos, at kung saan maaaring may mga oportunidad na mapabuti ang returns.

Ano ang HINDI Mo Dapat Asahan

Ang pagtatakda ng makatotohanang mga inaasahan ay nangangahulugan din ng pag-unawa kung ano ang hindi kasama sa property management.

Ang mga property managers ay hindi financial advisers. Maaari nilang sabihin sa iyo ang tungkol sa rental yields at operating costs, ngunit hindi dapat nagpapayo kung dapat bumili o magbenta ng properties, kung paano i-structure ang iyong finances, o kung ano dapat ang iyong investment strategy.

Ang mga property managers ay hindi mortgage brokers. Habang marami ang nakikipagtulungan sa mga mortgage advisers at maaaring mag-refer, hindi sila nag-aayos ng financing.

Ang mga property managers ay hindi mga abogado. Naiintindihan nila ang tenancy law kung paano ito nalalapat sa pang-araw-araw na management, ngunit hindi makapagbigay ng legal advice. Ang mga kumplikadong disputes ay maaaring mangailangan na kumuha ka ng hiwalay na abogado.

Ang mga property managers ay hindi mga builder o building inspectors. Maaari nilang matukoy ang mga halatang maintenance issues at i-coordinate ang mga repairs, ngunit ang pagsusuri ng mga structural problems o major building defects ay nangangailangan ng specialist expertise.

Mga Tanda ng Magandang Management

Paano mo malalaman kung magaling ang trabaho ng iyong property manager? Hanapin ang mga indicator na ito.

Ang consistent na komunikasyon ay dumarating kapag inaasahan. Ang mga monthly statements ay dumadating on time. Ang mga inspection reports ay sumusunod sa mga inspections. Naririnig mo ang tungkol sa mga isyu bago sila maging mga krisis.

Ang kalidad ng tenant ay solid. Ang renta ay pumapasok nang reliable. Ang property ay maayos na pinapanatili sa pagitan ng mga inspections. Ang turnover ay mapapangasiwaan.

Ang mga problema ay nareresolba. Kapag lumitaw ang mga isyu, maayos na hinahawakan sila ng iyong manager. Alam nila ang batas, maayos na nagdo-document, at nakakamit ang makatwirang mga resulta.

Sila ay proactive. Ang mga magaling na managers ay hindi lamang tumutugon sa mga problema. Inaasahan nila ang mga isyu, nagmumungkahi ng mga pagpapabuti, at pinapaalam sa iyo ang tungkol sa mga pagbabago sa market.

Mga Tanda ng Mga Problema

Bantayan ang mga warning signs na ito na nangangailangan ng atensyon ang iyong management relationship.

Ang inconsistent na komunikasyon ay nangangahulugang late ang mga statements, hinahabol mo sila para sa mga inspection reports, o nalaman mo ang tungkol sa mga isyu pagkatapos ng pangyayari.

Ang hindi maipaliwanag na mga bakante o turnover ay nagmumungkahi ng mga problema sa tenant selection, rent pricing, o property presentation.

Ang naiipon na mga maintenance issues ay nagpapahiwatig na ang mga inspections ay hindi masusing o ang maintenance ay hindi naaangkop na inantala.

Ang mga defensive na tugon kapag nagtatanong ka ay nagmumungkahi ng manager na hindi confident sa kanilang trabaho o may tinatago.

Ang mga problema sa Tribunal ay nangangahulugang mga aplikasyon laban sa iyong property, o mga resulta na pabor sa mga tenants kahit hindi dapat, ay nagmumungkahi ng hindi sapat na dokumentasyon o kaalaman sa batas.

Pamamahala ng Relasyon

Nagtatrabaho para sa iyo ang iyong property manager, ngunit ang pinakamahusay na mga relasyon ay collaborative.

Tumugon kaagad kapag kailangan nila ng mga desisyon. Ang delayed na approval para sa maintenance o tenant applications ay maaaring magastos sa iyo ng pera sa pamamagitan ng extended vacancy o lumalalang mga problema.

Maging malinaw tungkol sa iyong mga priyoridad. Mas pinapahalagahan mo ba ang pagma-maximize ng renta, pagbabawas ng bakante, o pangmatagalang tenant relationships? Mas mainam na mapaglingkuran ka ng iyong manager kapag naiintindihan nila kung ano ang mahalaga sa iyo.

Magbigay ng feedback kapag naaangkop. Kung kulang ang komunikasyon o tila mali ang mga desisyon, sabihin mo agad sa halip na hayaan ang frustration na mag-build.

Regular na suriin ang relasyon. Kahit na maayos ang lahat, ang isang annual review ay nagsi-siguro na ang kasunduan ay nananatiling angkop sa parehong partido. Pag-usapan ang anumang mga pagbabago sa fee, mga adjustment sa serbisyo, o mga alalahanin.

Kapag Hindi Gumagana ang Mga Bagay

Kung patuloy kang hindi masaya sa iyong property manager, direktang tugunan ito.

Magsimula sa isang tiyak na pag-uusap tungkol sa kung ano ang hindi gumagana at kung ano ang kailangang magbago. Bigyan sila ng pagkakataon na umayos.

Kung nagpapatuloy ang mga problema, isaalang-alang kung ang isyu ay sa indibidwal na manager o sa kumpanya. Minsan ang ibang manager sa parehong kumpanya ay maaaring magbigay ng mas magandang serbisyo.

Kung nananatili ang mga pangunahing problema, gamitin ang iyong termination rights. Suriin ang iyong kasunduan para sa mga notice periods at transition requirements. Ang maayos na managed handover ay nagpoprotekta sa iyong mga interes sa panahon ng pagbabago.

Ang property management ay isang relasyon. Tulad ng anumang relasyon, pinakamahusay itong gumagana kapag malinaw ang mga inaasahan, bukas ang komunikasyon, at parehong partido ay invested sa tagumpay.