Apa yang Diharapkan dari Manajer Properti Anda: Menetapkan Ekspektasi yang Tepat

Anda telah melakukan riset, mewawancarai kandidat, dan menandatangani perjanjian manajemen. Lalu apa? Memahami apa yang diharapkan dari manajer properti Anda membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari hubungan tersebut dan mendeteksi masalah lebih awal jika muncul.

Panduan ini mencakup seperti apa manajemen properti yang baik dalam praktiknya.

Beberapa Minggu Pertama

Saat Anda pertama kali melibatkan manajer properti, harapkan proses onboarding yang mengatur penyewaan dengan benar.

Jika properti kosong, manajer Anda harus menilainya, merekomendasikan pekerjaan apa pun yang diperlukan sebelum menyewakan, dan memberikan penilaian sewa yang realistis berdasarkan kondisi pasar saat ini. Mereka kemudian harus mengiklankan properti, melakukan kunjungan, menyaring pelamar, dan mempresentasikan rekomendasi kepada Anda.

Jika ada penyewa yang sudah ada, manajer akan memperkenalkan diri, mengumpulkan dokumentasi yang relevan, dan mengambil alih pengumpulan sewa. Mereka harus melakukan inspeksi dalam beberapa minggu pertama untuk membangun pemahaman dasar tentang kondisi properti.

Bagaimanapun, harapkan komunikasi yang jelas tentang timeline dan proses selama fase setup ini.

Komunikasi Reguler

Setelah semuanya berjalan, komunikasi biasanya masuk ke ritme.

Laporan bulanan harus tiba menunjukkan sewa yang dikumpulkan, biaya yang dibayar, dan jumlah bersih yang disetorkan ke akun Anda. Manajer yang baik memberikan ini secara konsisten pada atau dekat tanggal yang sama setiap bulan.

Inspeksi rutin biasanya terjadi setiap tiga hingga empat bulan. Setelah setiap inspeksi, Anda harus menerima laporan tertulis yang menjelaskan kondisi properti, pemeliharaan apa pun yang diamati, dan bagaimana penyewa merawat tempat tersebut. Banyak manajer menyertakan foto dengan laporan ini.

Manajer Anda harus menghubungi Anda tentang masalah signifikan apa pun saat terjadi, bukan hanya pada waktu pelaporan. Jika penyewa memberikan pemberitahuan, jika ada keadaan darurat pemeliharaan, atau jika sewa tertunggak, Anda harus segera diberitahu.

Namun, jangan harapkan pembaruan terus-menerus tentang setiap hal kecil. Manajer yang baik menangani urusan sehari-hari tanpa mengganggu Anda. Itulah yang Anda bayar untuk mereka.

Manajemen Penyewa

Manajer properti Anda adalah kontak utama untuk penyewa. Mereka menangani hubungan tersebut sehingga Anda tidak perlu melakukannya.

Ini berarti menangani permintaan pemeliharaan dan mengkoordinasikan perbaikan, melakukan inspeksi dan mengatasi kekhawatiran tentang perawatan properti, mengelola pengumpulan sewa dan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat, menangani permintaan perubahan atau perpanjangan sewa, dan menangani keluhan atau perselisihan.

Harapkan manajer Anda untuk terus memberi Anda informasi tentang masalah penyewa yang signifikan, tetapi penyewa tidak boleh memiliki detail kontak langsung Anda dan tidak boleh menghubungi Anda tentang masalah properti. Batasan itu adalah bagian dari apa yang diberikan manajemen.

Saat penyewaan berakhir, manajer Anda menangani proses keluar termasuk inspeksi akhir, klaim bond jika diperlukan, dan persiapan untuk menyewakan kembali.

Penanganan Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah di mana manajemen properti sering berhasil atau gagal. Berikut seperti apa penanganan pemeliharaan yang baik.

Pengakuan responsif berarti penyewa mendapat konfirmasi permintaan mereka diterima, biasanya dalam 24 jam. Masalah mendesak seperti kebocoran air atau kegagalan pemanas di musim dingin harus ditangani pada hari yang sama.

Triase yang tepat berarti manajer Anda menilai urgensi dan mengarahkan masalah ke tukang yang sesuai. Tidak semuanya darurat, tetapi keadaan darurat yang sebenarnya mendapat perhatian mendesak.

Komunikasi dengan pemilik berarti Anda mendengar tentang pemeliharaan signifikan sebelum terjadi (kecuali keadaan darurat yang sebenarnya). Perjanjian manajemen Anda harus menentukan ambang persetujuan di mana Anda harus dikonsultasikan.

Pengerjaan berkualitas berarti perbaikan dilakukan dengan benar pertama kali. Perbaikan murah yang cepat gagal membiayakan lebih banyak dalam jangka panjang. Manajer yang baik menyeimbangkan biaya dengan kualitas.

Dokumentasi berarti Anda dapat melihat apa yang dilakukan, kapan, dan berapa biayanya. Catatan pemeliharaan harus tersedia untuk Anda, idealnya melalui portal online.

Tinjauan Sewa

Manajer properti Anda harus secara proaktif memantau sewa pasar dan memberi saran kapan penyesuaian sesuai.

Di Selandia Baru, sewa hanya dapat dinaikkan sekali setiap dua belas bulan, dengan pemberitahuan 60 hari. Manajer yang baik melacak kapan tinjauan jatuh tempo dan memberikan bukti pasar untuk mendukung kenaikan yang diusulkan.

Harapkan manajer Anda untuk menyeimbangkan memaksimalkan sewa Anda terhadap retensi penyewa. Mendorong kenaikan sewa di atas pasar meningkatkan turnover penyewa, yang lebih mahal daripada sewa yang sedikit lebih rendah dengan penyewa yang stabil.

Anda membuat keputusan akhir tentang tingkat sewa, tetapi manajer Anda harus memberikan rekomendasi yang terinformasi.

Pelaporan Keuangan

Selain laporan bulanan, harapkan ringkasan keuangan berkala yang membantu Anda memahami kinerja investasi Anda.

Ringkasan tahunan berguna untuk tujuan pajak, menunjukkan total sewa yang diterima, semua biaya yang dibayar, dan penghasilan bersih untuk tahun tersebut. Beberapa manajer memberikan ini secara otomatis sementara yang lain mengharuskan Anda untuk memintanya.

Manajer yang baik juga memberikan analisis jika diminta. Mereka harus dapat memberi tahu Anda bagaimana yield properti Anda dibandingkan dengan properti serupa, apakah biaya tipikal, dan di mana mungkin ada peluang untuk meningkatkan pengembalian.

Apa yang TIDAK Boleh Anda Harapkan

Menetapkan ekspektasi yang realistis juga berarti memahami apa yang tidak termasuk dalam manajemen properti.

Manajer properti bukan penasihat keuangan. Mereka dapat memberi tahu Anda tentang yield sewa dan biaya operasional, tetapi tidak boleh memberi saran tentang apakah akan membeli atau menjual properti, bagaimana menyusun keuangan Anda, atau apa strategi investasi Anda seharusnya.

Manajer properti bukan broker KPR. Meskipun banyak yang bekerja bersama penasihat KPR dan dapat membuat rujukan, mereka tidak mengatur pembiayaan.

Manajer properti bukan pengacara. Mereka memahami hukum penyewaan sebagaimana berlaku untuk manajemen sehari-hari, tetapi tidak dapat memberikan nasihat hukum. Perselisihan kompleks mungkin mengharuskan Anda untuk melibatkan pengacara secara terpisah.

Manajer properti bukan pembangun atau inspektur bangunan. Mereka dapat mengidentifikasi masalah pemeliharaan yang jelas dan mengkoordinasikan perbaikan, tetapi menilai masalah struktural atau cacat bangunan besar memerlukan keahlian spesialis.

Tanda-tanda Manajemen yang Baik

Bagaimana Anda tahu jika manajer properti Anda melakukan pekerjaan yang baik? Cari indikator-indikator ini.

Komunikasi konsisten tiba saat diharapkan. Laporan bulanan tiba tepat waktu. Laporan inspeksi mengikuti inspeksi. Anda mendengar tentang masalah sebelum menjadi krisis.

Kualitas penyewa solid. Sewa masuk dengan andal. Properti terawat dengan baik antara inspeksi. Turnover dapat dikelola.

Masalah terselesaikan. Saat masalah muncul, manajer Anda menanganinya dengan kompeten. Mereka tahu hukumnya, mendokumentasikan dengan benar, dan mencapai hasil yang wajar.

Mereka proaktif. Manajer yang baik tidak hanya bereaksi terhadap masalah. Mereka mengantisipasi masalah, menyarankan perbaikan, dan memberi Anda informasi tentang perubahan pasar.

Tanda-tanda Masalah

Waspadai tanda-tanda peringatan ini bahwa hubungan manajemen Anda membutuhkan perhatian.

Komunikasi tidak konsisten berarti laporan terlambat, Anda mengejar mereka untuk laporan inspeksi, atau Anda belajar tentang masalah setelah fakta.

Kekosongan atau turnover yang tidak dapat dijelaskan menunjukkan masalah dengan pemilihan penyewa, penetapan harga sewa, atau presentasi properti.

Masalah pemeliharaan yang menumpuk menunjukkan inspeksi tidak menyeluruh atau pemeliharaan ditunda secara tidak tepat.

Respons defensif saat Anda mengajukan pertanyaan menunjukkan manajer yang tidak percaya diri dengan pekerjaan mereka atau menyembunyikan sesuatu.

Masalah tribunal berarti aplikasi terhadap properti Anda, atau hasil yang menguntungkan penyewa padahal seharusnya tidak, menunjukkan dokumentasi atau pengetahuan hukum yang tidak memadai.

Mengelola Hubungan

Manajer properti Anda bekerja untuk Anda, tetapi hubungan terbaik adalah kolaboratif.

Tanggapi dengan cepat saat mereka membutuhkan keputusan. Persetujuan yang tertunda untuk pemeliharaan atau aplikasi penyewa dapat merugikan Anda melalui kekosongan yang diperpanjang atau masalah yang memburuk.

Jelaskan tentang prioritas Anda. Apakah Anda memprioritaskan memaksimalkan sewa, meminimalkan kekosongan, atau hubungan penyewa jangka panjang? Manajer Anda dapat melayani Anda lebih baik saat mereka memahami apa yang penting bagi Anda.

Berikan umpan balik saat sesuai. Jika komunikasi kurang atau keputusan tampak salah, katakan sesuatu lebih awal daripada membiarkan frustrasi menumpuk.

Tinjau hubungan secara berkala. Bahkan jika semuanya berjalan baik, tinjauan tahunan memastikan pengaturan masih cocok untuk kedua belah pihak. Diskusikan perubahan biaya, penyesuaian layanan, atau kekhawatiran.

Saat Semuanya Tidak Berfungsi

Jika Anda secara konsisten tidak puas dengan manajer properti Anda, tangani secara langsung.

Mulai dengan percakapan spesifik tentang apa yang tidak berfungsi dan apa yang perlu Anda ubah. Beri mereka kesempatan untuk memperbaiki.

Jika masalah berlanjut, pertimbangkan apakah masalahnya dengan manajer individu atau perusahaan. Terkadang manajer yang berbeda di perusahaan yang sama dapat memberikan layanan yang lebih baik.

Jika masalah fundamental tetap ada, gunakan hak penghentian Anda. Tinjau perjanjian Anda untuk periode pemberitahuan dan persyaratan transisi. Serah terima yang dikelola dengan baik melindungi kepentingan Anda selama perubahan.

Manajemen properti adalah hubungan. Seperti hubungan apa pun, ini bekerja paling baik ketika ekspektasi jelas, komunikasi terbuka, dan kedua belah pihak berinvestasi dalam keberhasilan.