आपने अपनी research की है, candidates interview किए हैं, और management agreement sign किया है। अब क्या? अपने property manager से क्या expect करें यह समझने से आपको relationship से most मिलता है और अगर arise हों तो problems early spot होती हैं।
यह guide cover करती है कि practice में good property management कैसी दिखती है।
पहले कुछ Weeks
जब आप first time property manager engage करते हैं, तो एक onboarding process expect करें जो tenancy को properly set up करे।
अगर property vacant है, तो आपके manager को इसे assess करना चाहिए, letting से पहले needed work recommend करनी चाहिए, और current market conditions पर based realistic rental appraisal provide करनी चाहिए। फिर उन्हें property advertise करनी चाहिए, viewings conduct करनी चाहिए, applicants screen करने चाहिए, और आपको recommendations present करनी चाहिए।
अगर existing tenant है, तो manager खुद को introduce करेगा, relevant documentation collect करेगा, और rent collection take over करेगा। उन्हें property की condition की baseline understanding establish करने के लिए first few weeks में inspection conduct करनी चाहिए।
Either way, इस setup phase के दौरान timelines और processes के बारे में clear communication expect करें।
Regular Communication
एक बार चीजें run हो रही हों, तो communication typically एक rhythm में settle होती है।
Monthly statements arrive होनी चाहिए rent collected, expenses paid, और आपके account में deposited net amount दिखाते हुए। Good managers ये consistently हर महीने same date पर या near provide करते हैं।
Routine inspections typically हर तीन से चार months में होती हैं। हर inspection के बाद, आपको property की condition, कोई maintenance observed, और tenant place की कैसे care कर रहा है describe करती written report receive होनी चाहिए। कई managers इन reports के साथ photos include करते हैं।
आपके manager को किसी भी significant issues के बारे में arise होते ही contact करना चाहिए, सिर्फ reporting time पर नहीं। अगर tenant notice देता है, अगर maintenance emergency है, या अगर rent behind पड़ जाता है, तो आपको promptly सुनना चाहिए।
हालांकि, हर small thing के बारे में constant updates expect न करें। Good managers आपको बिना bother किए day-to-day matters handle करते हैं। इसके लिए आप उन्हें pay कर रहे हैं।
Tenant Management
आपका property manager tenants के लिए primary contact है। वे relationship handle करते हैं ताकि आपको न करना पड़े।
इसका मतलब है maintenance requests field करना और repairs coordinate करना, inspections conduct करना और property care के बारे में concerns address करना, rent collection manage करना और late payments पर follow up करना, lease changes या renewals के लिए requests handle करना, और complaints या disputes से deal करना।
Expect करें कि आपका manager significant tenant matters के बारे में आपको informed रखे, लेकिन tenant के पास आपकी direct contact details नहीं होनी चाहिए और property issues के बारे में आपसे contact नहीं करना चाहिए। वह boundary management जो provide करती है उसका part है।
जब tenancies end होती हैं, तो आपका manager exit process handle करता है जिसमें final inspection, अगर needed हो तो bond claims, और re-letting के लिए preparation शामिल है।
Maintenance Handling
Maintenance वह है जहां property management often succeeds या fails होती है। यहां है good maintenance handling कैसी दिखती है।
Responsive acknowledgment मतलब tenants को confirmation मिलती है कि उनकी request receive हुई, usually 24 hours के within। Urgent issues जैसे water leaks या winter में heating failures को same day address किया जाना चाहिए।
Appropriate triage मतलब आपका manager urgency assess करता है और issues को suitable tradespeople को route करता है। Everything emergency नहीं है, लेकिन genuine emergencies को urgent attention मिलती है।
Owner communication मतलब आप significant maintenance के बारे में होने से पहले सुनते हैं (genuine emergencies को छोड़कर)। आपका management agreement एक approval threshold specify करनी चाहिए जिसके above आपसे consult किया जाना चाहिए।
Quality workmanship मतलब repairs first time properly होते हैं। Cheap fixes जो quickly fail होते हैं long run में ज्यादा cost करते हैं। Good managers cost को quality के साथ balance करते हैं।
Documentation मतलब आप देख सकते हैं क्या किया गया, कब, और इसकी क्या cost थी। Maintenance records आपको available होने चाहिए, ideally online portal के through।
Rental Reviews
आपके property manager को proactively market rents monitor करने चाहिए और advise करना चाहिए जब adjustments appropriate हों।
न्यूजीलैंड में, rents सिर्फ हर बारह months में एक बार increase की जा सकती हैं, 60 days notice के साथ। Good managers track करते हैं reviews कब due हैं और किसी भी proposed increases को support करने के लिए market evidence provide करते हैं।
Expect करें कि आपका manager tenant retention के against maximising rent को balance करे। Above-market rent के लिए push करने से tenant turnover increase होता है, जो stable tenant के साथ slightly lower rent से ज्यादा cost करता है।
आप rent levels पर final decision लेते हैं, लेकिन आपके manager को informed recommendations provide करनी चाहिए।
Financial Reporting
Monthly statements के beyond, periodic financial summaries expect करें जो आपके investment की performance समझने में help करें।
Annual summaries tax purposes के लिए useful हैं, total rent received, all expenses paid, और year के लिए net income दिखाते हुए। कुछ managers यह automatically provide करते हैं जबकि दूसरों को आपको request करनी होती है।
Good managers अगर asked जाएं तो analysis भी provide करते हैं। वे आपको बता सकते हैं कि आपकी property की yield similar properties से कैसे compare करती है, क्या expenses typical हैं, और returns improve करने के opportunities कहां हो सकते हैं।
आपको क्या NOT Expect करना चाहिए
Realistic expectations set करने का मतलब यह भी है कि property management में क्या include नहीं है।
Property managers financial advisers नहीं हैं। वे आपको rental yields और operating costs के बारे में बता सकते हैं, लेकिन properties buy या sell करने, finances structure करने, या investment strategy क्या होनी चाहिए पर advise नहीं करनी चाहिए।
Property managers mortgage brokers नहीं हैं। हालांकि कई mortgage advisers के साथ work करते हैं और referrals कर सकते हैं, वे financing arrange नहीं करते।
Property managers lawyers नहीं हैं। वे tenancy law समझते हैं जैसे यह day-to-day management पर apply होती है, लेकिन legal advice provide नहीं कर सकते। Complex disputes के लिए आपको separately lawyer engage करना पड़ सकता है।
Property managers builders या building inspectors नहीं हैं। वे obvious maintenance issues identify कर सकते हैं और repairs coordinate कर सकते हैं, लेकिन structural problems या major building defects assess करने के लिए specialist expertise require है।
Good Management के Signs
आप कैसे जानें कि आपका property manager अच्छा काम कर रहा है? इन indicators को देखें।
Consistent communication expected होने पर arrive होती है। Monthly statements time पर आती हैं। Inspection reports inspections follow करती हैं। आप issues के crises बनने से पहले सुनते हैं।
Tenant quality solid है। Rent reliably आता है। Property inspections के बीच well-maintained है। Turnover manageable है।
Problems resolve होती हैं। जब issues arise होते हैं, तो आपका manager competently handle करता है। वे law जानते हैं, properly document करते हैं, और reasonable outcomes achieve करते हैं।
वे proactive हैं। Good managers सिर्फ problems पर react नहीं करते। वे issues anticipate करते हैं, improvements suggest करते हैं, और market changes के बारे में आपको informed रखते हैं।
Problems के Signs
इन warning signs के लिए watch करें कि आपकी management relationship को attention चाहिए।
Inconsistent communication मतलब statements late हैं, आप उन्हें inspection reports के लिए chase करते हैं, या आप issues के बारे में after the fact learn करते हैं।
Unexplained vacancies या turnover tenant selection, rent pricing, या property presentation में problems suggest करते हैं।
Mounting maintenance issues indicate करते हैं कि inspections thorough नहीं हैं या maintenance inappropriately defer हो रही है।
जब आप questions पूछते हैं तो defensive responses suggest करते हैं कि manager अपने work में confident नहीं है या कुछ hide करने को है।
Tribunal problems मतलब आपकी property के against applications, या outcomes जो tenants को favour करते हैं जब नहीं करनी चाहिए, inadequate documentation या legal knowledge suggest करते हैं।
Relationship Manage करना
आपका property manager आपके लिए work करता है, लेकिन best relationships collaborative होती हैं।
जब उन्हें decisions की जरूरत हो तो promptly respond करें। Maintenance या tenant applications के लिए delayed approval से extended vacancy या worsening problems के through आपका पैसा खर्च हो सकता है।
अपनी priorities के बारे में clear रहें। क्या आप maximising rent, minimising vacancy, या long-term tenant relationships prioritise करते हैं? आपका manager आपको better serve कर सकता है जब वे समझते हैं कि आपको क्या matter करता है।
जब appropriate हो feedback provide करें। अगर communication lacking है या decisions off seem होते हैं, frustration build होने देने के बजाय early कुछ कहें।
Relationship को periodically review करें। अगर चीजें well भी जा रही हों, तो annual review ensure करती है कि arrangement अभी भी दोनों parties को suit करती है। किसी भी fee changes, service adjustments, या concerns discuss करें।
जब चीजें Work नहीं कर रही हों
अगर आप अपने property manager से consistently unhappy हैं, तो directly address करें।
Specific conversation से start करें क्या work नहीं कर रहा और आपको क्या change चाहिए। उन्हें improve करने का opportunity दें।
अगर problems persist करती हैं, तो consider करें कि issue individual manager के साथ है या company के साथ। Sometimes same company में different manager better service provide कर सकता है।
अगर fundamental problems remain करती हैं, तो अपने termination rights exercise करें। Notice periods और transition requirements के लिए अपना agreement review करें। Well-managed handover change के दौरान आपके interests protect करती है।
Property management एक relationship है। किसी भी relationship की तरह, यह best work करती है जब expectations clear हों, communication open हो, और दोनों parties success में invested हों।
Need Help With Your Mortgage?
Our expert advisers are here to guide you through every step of your mortgage journey. Get in touch for a free, no-obligation consultation.
Talk to an Adviser
