物业经理应该提供什么：设定正确的期望

您已经做了调查，面试了候选人，并签署了管理协议。接下来呢？了解对物业经理有什么期望有助于您从这种关系中获得最大价值，并在问题出现时及早发现。

本指南涵盖了良好的物业管理在实践中是什么样子的。

最初几周

当您首次聘请物业经理时，期望有一个正确设置租赁的入职流程。

如果房产空置，您的经理应该评估它，推荐出租前需要做的任何工作，并根据当前市场条件提供实际的租金评估。然后他们应该为房产做广告，进行看房，筛选申请人，并向您提出建议。

如果有现有租户，经理将自我介绍，收集相关文件，并接管租金收取。他们应该在最初几周内进行检查，以建立对房产状况的基线了解。

无论哪种情况，在这个设置阶段期望有关于时间表和流程的清晰沟通。

定期沟通

一旦事情运转起来，沟通通常会进入一个节奏。

每月报表应该到达，显示收取的租金、支付的费用以及存入您账户的净金额。好的经理每月在同一日期或接近同一日期持续提供这些。

例行检查通常每三到四个月进行一次。每次检查后，您应该收到一份书面报告，描述房产的状况、观察到的任何维护问题以及租户如何照顾房屋。许多经理在这些报告中附上照片。

您的经理应该在出现任何重大问题时联系您，而不仅仅是在报告时。如果租户提出通知、有维护紧急情况或租金拖欠，您应该及时得知。

但是，不要期望每件小事都有持续的更新。好的经理处理日常事务而不打扰您。这就是您付钱给他们的原因。

租户管理

您的物业经理是租户的主要联系人。他们处理这种关系，这样您就不必处理。

这意味着处理维护请求并协调维修，进行检查并解决对房产护理的任何担忧，管理租金收取并跟进逾期付款，处理租约变更或续约请求，以及处理投诉或纠纷。

期望您的经理在重要的租户事务上让您了解情况，但租户不应该有您的直接联系方式，也不应该就房产问题联系您。这种界限是管理提供的一部分。

当租约结束时，您的经理处理退租流程，包括最终检查、如有需要的押金索赔以及准备重新出租。

维护处理

维护是物业管理经常成功或失败的地方。以下是良好的维护处理应该是什么样子的。

响应性确认意味着租户收到他们的请求已被接收的确认，通常在24小时内。紧急问题如漏水或冬季供暖故障应在同一天处理。

适当的分类意味着您的经理评估紧急程度并将问题转给合适的工人。并非所有事情都是紧急情况，但真正的紧急情况会得到紧急关注。

业主沟通意味着您在重大维护发生之前就会得知（真正的紧急情况除外）。您的管理协议应该规定必须咨询您的审批门槛。

优质工艺意味着维修第一次就做对了。便宜的修复很快失败会花费更多。好的经理在成本和质量之间取得平衡。

文档记录意味着您可以看到做了什么、什么时候做的以及花了多少钱。维护记录应该对您可用，最好通过在线门户。

租金审查

您的物业经理应该主动监控市场租金，并在适当时建议调整。

在新西兰，租金每十二个月只能增加一次，需提前60天通知。好的经理跟踪审查到期时间，并提供市场证据来支持任何提议的增加。

期望您的经理在最大化您的租金和租户保留之间取得平衡。追求高于市场的租金增加会增加租户流动，这比稳定租户支付略低租金的成本更高。

您对租金水平做出最终决定，但您的经理应该提供知情的建议。

财务报告

除了月度报表，期望定期的财务摘要帮助您了解投资的表现。

年度摘要对税务目的有用，显示收取的总租金、支付的所有费用和当年的净收入。一些经理自动提供这个，而其他的需要您请求。

如果被要求，好的经理也提供分析。他们应该能告诉您，您的房产收益率与类似房产相比如何，费用是否典型，以及哪里可能有改善回报的机会。

您不应该期望什么

设定现实的期望也意味着了解物业管理不包括什么。

物业经理不是财务顾问。他们可以告诉您租金收益率和运营成本，但不应该建议是否购买或出售房产、如何构建您的财务或您的投资策略应该是什么。

物业经理不是房贷经纪人。虽然许多人与房贷顾问合作并可以推荐，但他们不安排融资。

物业经理不是律师。他们了解适用于日常管理的租赁法，但不能提供法律建议。复杂的纠纷可能需要您单独聘请律师。

物业经理不是建筑商或建筑检查员。他们可以识别明显的维护问题并协调维修，但评估结构问题或重大建筑缺陷需要专业知识。

良好管理的迹象

您如何知道您的物业经理做得好？寻找这些指标。

一致的沟通按预期到达。月度报表按时来。检查报告跟随检查。您在问题成为危机之前就得知。

租户质量扎实。租金可靠地进来。房产在检查之间维护良好。流动是可管理的。

问题得到解决。当问题出现时，您的经理能够胜任处理。他们了解法律，正确记录，并取得合理的结果。

他们是主动的。好的经理不只是对问题做出反应。他们预见问题，提出改进建议，并让您了解市场变化。

问题的迹象

注意这些警告信号，表明您的管理关系需要关注。

不一致的沟通意味着报表迟到，您追着他们要检查报告，或者您事后才知道问题。

无法解释的空置或流动表明租户选择、租金定价或房产展示存在问题。

维护问题堆积表明检查不彻底或维护被不当推迟。

当您提问时的防御性回应表明经理对自己的工作不自信或有所隐瞒。

仲裁问题意味着针对您房产的申请，或本不该有利于租户的结果，表明文档不足或法律知识不够。

管理这种关系

您的物业经理为您工作，但最好的关系是合作的。

当他们需要决定时及时回应。延迟批准维护或租户申请可能会因延长空置或问题恶化而让您损失金钱。

明确您的优先事项。您是优先考虑最大化租金、最小化空置还是长期租户关系？当您的经理了解什么对您重要时，他们可以更好地为您服务。

在适当的时候提供反馈。如果沟通不足或决定似乎有问题，尽早说出来而不是让挫败感积累。

定期审查关系。即使事情进展顺利，年度审查确保安排仍然适合双方。讨论任何费用变化、服务调整或担忧。

当事情不顺利时

如果您对物业经理持续不满意，直接解决。

从关于什么不起作用以及您需要改变什么的具体对话开始。给他们改进的机会。

如果问题持续存在，考虑问题是出在个人经理还是公司。有时同一公司的不同经理可以提供更好的服务。

如果根本问题仍然存在，行使您的终止权。审查您的协议了解通知期和过渡要求。管理良好的交接保护您在变更期间的利益。

物业管理是一种关系。像任何关系一样，当期望明确、沟通开放、双方都投入于成功时，它运作得最好。